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阅读: 执行大项目的精髓:目标定位、迅速行动、灵活调整 [译]
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Prompt 语宙 > 强化 AI 学习 > 执行大项目的精髓:目标定位、迅速行动、灵活调整 [译]
强化 AI 学习

执行大项目的精髓:目标定位、迅速行动、灵活调整 [译]

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最近更新: 2024年9月16日 下午6:15
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勇敢的赌局

我登录了 StickK.com,一个创建承诺合约的平台,并在那里立下了一个挑战:我计划在未来 9 个月里完成一部小说,并在年底前交给我的文学代理人审阅。我不仅与我的朋友们分享了这一承诺,还在包括 10 万播客听众在内的多个公共场合公开讨论了这一计划。

阅读目录
勇敢的赌局计划、实施、反思AIM:高效规划的关键1. ABZs:2. 深入思考:3. 必做任务:FIRE:效率行动的精髓1. 先行:2. 灵活应变:3. 智慧运用资源:4. 充分发挥:SCAN: 高效学习的法则1. 打分:2. 自我批评:3. 调整:4. 笔记:

这个挑战的风险有多大?如果我没能完成,我就要向一个我并不支持的所谓“反慈善”组织捐赠 9999 美元,这是 StickK 平台允许的最高金额。

剧透一下:我最终成功了,在年底前的最后一小时,我几乎耗尽了所有精力。在完成初稿之后,我甚至抽出一天时间,利用 AI 制作了一部小说预告片。

但重要的是,尽管我对这个挑战充满信心,当我签订这个合约时,却根本无法确定能否成功:

  • 近 10 年来,我几乎未曾涉足小说创作。
  • 虽然我写作能力不错,但历来写作速度不快。
  • 我还需要管理一家需要大量时间和精力的公司。

那么,我是怎样坚信自己能够完成这个挑战的呢?

计划、实施、反思

“我不畏惧那些仅仅练习过一万次不同踢法的人,但对于那位坚持一种踢法练习了一万次的人,我却心存敬畏。” —Bruce Lee

之所以信心满满,是因为我多年来一直在精进一个简单而有效的迭代过程——计划、实施、反思环。这个过程助我在创新道路上纠正方向,只要时间足够,几乎任何目标都能达成。

如果你还没读过那篇旧文章,我建议你去看看。简而言之:

我制定计划,执行计划,然后通过回顾自己的进展来从实践中学习。这已成为我日复一日、年复一年的常态,至今已近五年。

这些计划、实施、反思的循环(简称“PDL 循环”)涵盖了六个层面:

  • 季度
  • 月份
  • 周
  • 天
  • **阶段:**一天中多次,每阶段约 3 小时,伴有 60 分钟的休息时间
  • **行动:**每阶段多个,持续时间从 5 到 60 分钟不等

听起来简单,但实际却颇有深意。一万次踢腿的练习,其中蕴含着丰富的细节。

我之前的文章略提了我的迭代速度,但对于迭代策略并未展开。换言之,我没有具体说明我是怎样计划、怎样行动或怎样学习的。

虽然晚了一些,但现在我将分享对我帮助最大的 20% 因素,这些因素贡献了我 80% 的成果。它们分别是:

  • AIM:计划
  • FIRE:实施
  • SCAN:反思

每个概念都值得单独深入探讨,因此我会尽量保持下文简明扼要。

AIM:高效规划的关键

AIM 代表了确定起点(ABZs)、深入思考(Interrogate)和必要步骤(Mandatory)。

1. ABZs:

这个理念来自Shaan Puri:

许多人过于专注于“怎样做”。”我该如何从 A 到 B,再到 C,D,E……”

你只需关注 ABZ:

A = 你现在的位置
B = 下一小步
Z = 最终目标

2. 深入思考:

比如,你已经完成了一个循环,并且正在回顾你的初始计划。这时,不应该盲目按原计划行事,而是要深入思考,确认计划是否依旧有效。

举个例子,在写小说时,我本能地开始着手一个新章节,因为它包含在我最初的大纲中。但深入思考使我意识到这一章已不再必要,这为我节省了几周的无谓努力。

引用彼得·德鲁克的话:

在完成最初的首要任务之后,领导者会重新设定优先级,而不是简单地继续执行原始清单中的第二项任务。他会问:“现在最重要的是什么?”这通常会带来新的、不同的优先级。

3. 必做任务:

设定一个不容错过的关键任务,无论遭遇何种困难,都要确保完成它。如果你难以确定一个具体目标,那么可以设立一个时间目标,例如:“本周至少要在我的小说上投入 5 个小时”。

我自己就发现,给自己制定“每日必完成任务”和“每周必完成任务”极为有效。在执行我的 StickK 合约几个月后,我甚至开始采用 50 美元的“小合约”来督促自己完成每周的必做任务。

FIRE:效率行动的精髓

FIRE 代表四个关键元素:先行(Frontload)、灵活应变(Improvise)、资源巧用(Resourcefulness)和全力以赴(Exhaust)。

1. 先行:

正如马克·吐温所说:

如果你的任务是吃青蛙,那么早上第一件事就去做。如果要吃两只青蛙,先吃那只更大的。

我在其他地方也曾提到,面对困难项目,长远的乐观来源于短期的悲观。

每天早上醒来,假设今天、本周、甚至这个月所有事情都可能出错,并据此行动。

这样一来,即便事情真的出错,你依然能按原计划进行;如果事情进展顺利,那么你就能走在前面。

2. 灵活应变:

提到问题的出现:它们总会发生。当问题真的来临时,你会感激自己遵循了 ABZ 框架,没有做过多的计划。

我运用了许多技巧来应对突发情况和解决难题。以下是其中的一些:

  • BUS 方法:自由记录想法,然后加以整理
  • 间隔日记法:在处理任务过程中进行日记记录
  • 橡皮鸭调试:向一个无生命的物体解释你试图解决的问题

需要注意的是,对迭代路径的临时调整与对迭代本身的即兴应对是截然不同的。在 ABZ 框架下,合理的调整可能是重新考虑实现目标 B 的方式,但几乎从不会是重新考虑 B 本身。作为一个基本原则,我们应该朝着迭代循环前进,而非后退。(通常,后退意味着执行上的问题,而非计划上的问题。)

3. 智慧运用资源:

人脑在很多事情上并不擅长。因此,与其仅依靠意志力和记忆等内在心理资源,不如借助一些外部资源,为自己增加额外的助力。

这是一个颇有深度的话题,也是我成功的关键秘籍之一。现在我只简单地将这些外部资源分为两大类:1)“三个我”和 2)“两个我们”:

三个我:

  1. 技巧,比如 BUS 方法
  2. 工具,如 标准操作流程,ChatGPT
  3. 环境,即限制你行为的外部条件,例如把手机调至勿扰模式

两个我们:

  1. 导师,比如 书籍,导师,内容创作者
  2. 团队,例如个人助理

4. 充分发挥:

不要过于字面地理解这里的“充分发挥”。工作到精疲力尽是真实存在的,我并不是在鼓励这样做。相反,我的意思是如果你打算工作一个小时,尽量确保是一个充满效率的 60 分钟,而非充斥着持续分心的 30 分钟。

在你充满激情或事情进展顺利时,这很容易做到。但在你遇到难题或感到无聊时,就需要自律来支撑。

在这种情况下,设定强制的时间限制非常有效。我通常会进行一段密集的工作,然后安排一个 30 至 60 分钟的休息时间来放松和充电。我使用名为Freedom的网站屏蔽工具来帮助实现这一点。我在这篇文章中深入探讨了这个方法。


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SCAN: 高效学习的法则

SCAN 代表的是:评估 (Score), 批判 (Critique), 调整 (Adjust), 和 记录 (Notes)。

1. 打分:

客观地评估自己的表现,打分是一个非常有效的方法。如果不采取这种做法,你可能会在不自知的情况下欺骗自己。

德鲁克曾这样说过:

有一位公司董事长坚信,他的时间大体分为三部分:三分之一用来和高管们交流,三分之一用来与重要客户见面,剩下三分之一则投入到社区活动中。

然而,对他六周内活动的详细记录显示,他几乎没有在这些领域投入时间。这些本应是他重点投入时间的任务,但他的记忆却误导了他,让他以为这些任务才是他实际上所花费的时间。

我通常会对两个方面进行打分(或至少进行跟踪):输入和产出。

输入 指的是时间投入:“我实际投入了多少小时,与预期的小时数相比如何?”而产出 则更直接,指的是:“我是否完成了我必须完成的目标?”

这两个方面都可以简单地用 0 或 1 来评分。(虽然我个人的评分系统在多年的迭代后变得更加复杂,但一开始我是这样做的。)

2. 自我批评:

只要你愿意花时间去观察,总能找到至少一个需要改进的表现缺陷。但如果你不去寻找,这些缺陷可能会在很多次迭代中都被忽视,甚至永远不会被发现。

我通常在每个迭代周期的末尾至少指出一个这样的缺陷。

3. 调整:

注意到一个缺陷还不够,你还需要采取行动。单纯地说“好吧,下次我不会再犯这个错误”在很多时候都是没有效果的。

例如,我在创作小说初期的一个坏习惯是先处理其他工作,比如回复工作邮件、与团队交流、完成晨间的日常任务等。等我开始写作时——这个过程需要极大的精神集中——我通常已经筋疲力尽了。

因此,我做了一个调整:在醒来后的 30 分钟内,我就开始着手写作,并且在打开充满诱惑的数字世界之前,至少完成 2 小时的创作工作。

4. 笔记:

记录这一迭代过程中发生的事和原因。本杰明·富兰克林每天在日记里问自己:“今天我将做些什么好事?”晚上则反思:“今天我做了哪些好事?”

如果这对富兰克林有用,对你也同样有用。记录进展的第一个好处是,它会留下一份记录,供你日后查阅。这样一来,你就更不容易重蹈覆辙,同时也无法自欺欺人。

第二个好处是,写作即思考。通过记录迭代中的学习点,往往可以更清晰地了解自己的表现,这是其他方式无法比拟的。这类似于橡皮鸭调试的过程。

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